Duidelijke afspraken over gegevens
Privacyverklaring
Wat we verwerken, waarom we dat doen en welke keuzes en rechten je hebt bij aanvragen, bestellen en leveren.
Wie is verantwoordelijk?
OmgevingsPro, Hudsonstraat 44, 4812 HC Breda, KvK 42150228, btw-id NL005538381B34. E-mail: omgevingspro@outlook.com. Telefoon: 06 14 46 35 84. OmgevingsPro is verwerkingsverantwoordelijke voor eigen websitegebruik, aanvragen, offertes, klantcontact, bestellingen en administratie. Bij verwerking van projectpersoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een klant kan OmgevingsPro verwerker zijn; daarvoor gelden afzonderlijke afspraken.
Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het gebruik verwerken wij naam, zakelijke contactgegevens, organisatie en functie, e-mail en telefoon, factuuradres, KvK- en btw-gegevens, order- en betaalreferenties, dossiergegevens, projectlocatie, intake-antwoorden en de noodzakelijk aangeleverde bestanden. Ook worden toestemmingen, versie van de voorwaarden, aanvraag- en besteldatum, toegangs- en veiligheidsgegevens verwerkt. Stripe verwerkt de betaling; OmgevingsPro ontvangt geen volledige kaartgegevens. Lever uitsluitend noodzakelijke informatie aan en geen BSN, identiteitskopieën, medische, strafrechtelijke of andere bijzondere persoonsgegevens zonder voorafgaande schriftelijke afspraak.
Doelen en rechtsgronden
Wij gebruiken gegevens voor beoordeling van aanvragen, offertes, uitvoering en levering, aanvullen en controleren van projectinformatie, betalingen, klachten, herroepingen en noodzakelijke communicatie. Voor een particuliere klant is uitvoering van of voorbereiding op de overeenkomst een grondslag; voor zakelijke contactpersonen kan het gerechtvaardigde belang bij dat klantcontact gelden. Factuuradministratie volgt een wettelijke verplichting. Beveiliging, misbruikbestrijding en het onderbouwen van afspraken kunnen op een afgewogen gerechtvaardigd belang berusten. Waar toestemming nodig is, zoals voor optionele marketing, wordt die afzonderlijk gevraagd en kan zij worden ingetrokken. Intrekking maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig. Toestemming voor directe digitale levering betreft het consumentenrecht en is geen algemene privacy- of marketingtoestemming.
Huidige leveranciers en ontvangers
Webflow levert de websitehosting. Cloudflare verzorgt de aanvraag- en dossierfuncties, beveiliging, malwareketen, database en documentopslag. Brevo verzendt noodzakelijke transactie-e-mails, zoals toegangscodes, status- en leveringsberichten, met de daarvoor benodigde contactgegevens en verwijzingen. Stripe verzorgt betalingen en kan voor eigen wettelijke verplichtingen en fraudebestrijding zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Eventuele externe lettertypebronnen krijgen technische verbindingsgegevens. Canva of een AI-dienst wordt voor vertrouwelijke projectgegevens alleen ingezet nadat de concrete verwerking en passende afspraken zijn beoordeeld en vastgelegd. Gegevens worden niet verkocht en niet voor algemene modeltraining aangeboden. Bij verwerking namens een opdrachtgever worden de werkelijk gebruikte subverwerkers en hun taken opgenomen in de projectbijlage.
Locaties en doorgifte buiten de EER
De operationele dossierdatabase en documentopslag gebruiken EU-locaties bij Cloudflare. Websiteverkeer, technische metadata, ondersteuning en andere leveranciers kunnen verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen. Een dergelijke doorgifte vereist een geldige waarborg, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de benodigde beoordeling en aanvullende maatregelen. Wij beperken de gedeelde gegevens tot wat nodig is. Via het contactadres kunt u informatie vragen over de voor uw verwerking toepasselijke leveranciers en waarborgen.
Bewaartermijnen
De operationele dossieromgeving gebruikt standaard 90 dagen vanaf de aanmaak van het dossier voor dossiergegevens en bijbehorende bestanden. Deze termijn geldt niet automatisch vanaf het laatste contact of vanaf oplevering. Voor een langere noodzakelijke opdrachttermijn zijn vooraf een concrete afspraak en passende inrichting nodig. Persoonlijke toegangs- en downloadlinks verlopen afzonderlijk; een betaalde e-booklink is standaard zeven dagen geldig en maximaal drie keer bruikbaar. Bewaar geleverde bestanden zelf tijdig. Niet-afgeronde bestellingen, tijdelijke toegang en veiligheidsgegevens worden op hun noodzakelijke operationele termijn opgeschoond. Contract-, klachten- en herroepingsgegevens blijven alleen bewaard voor zover de afhandeling, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd bewijsbelang dat vereist. Financiële administratie wordt doorgaans zeven jaar bewaard. Een wettelijke bewaarplicht of concreet geschil kan een langere termijn voor de noodzakelijke gegevens rechtvaardigen.
Uw privacyrechten
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid, en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Welke rechten gelden hangt af van de grondslag en omstandigheden. Mail omgevingspro@outlook.com; wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; daarvan ontvangt u binnen die maand bericht met een reden. Wij vragen alleen de verificatie die nodig is om uw identiteit zorgvuldig te controleren; stuur niet ongevraagd een volledige identiteitskopie. U kunt toestemming intrekken en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Waar wij verwerker zijn, ondersteunen wij de verantwoordelijke bij uw verzoek.
Beveiliging en incidenten
Wij beperken toegang tot noodzakelijke personen en taken. Dossierbestanden worden via beveiligde verbindingen aangeleverd, op malware gecontroleerd en versleuteld opgeslagen. Persoonlijke links, toegangscodes en klantdossiers mogen niet openbaar worden gedeeld. Beveiliging en eventuele extra overdrachtsafspraken worden afgestemd op het risico. Een mogelijk datalek wordt onderzocht; als verwerker informeren wij de opdrachtgever zonder onredelijke vertraging en als verantwoordelijke volgen wij de toepasselijke meldplichten.
AI en menselijke beoordeling
AI kan ondersteunen bij structureren, conceptteksten en kwaliteitscontroles. Voor vertrouwelijke projectgegevens worden eerst doel, noodzakelijkheid, leverancier, verwerkingslocaties, bewaartermijnen en geschikte contractuele en technische instellingen beoordeeld en vastgelegd. Zonder die beoordeling wordt die AI-verwerking niet gestart. Niet-noodzakelijke persoonsgegevens worden verwijderd of gepseudonimiseerd. Een projectproduct wordt vóór klantlevering door een mens beoordeeld en vrijgegeven. OmgevingsPro neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor betrokkenen. U kunt vragen welke rol AI bij de verwerking van uw gegevens heeft gespeeld.
Contact en versie
Vragen over privacy kunt u sturen aan omgevingspro@outlook.com of per post naar Hudsonstraat 44, 4812 HC Breda. Deze verklaring beschrijft de huidige dienstverlening en wordt aangepast bij relevante wijzigingen. Versie 19 oktober 2026. Eerdere bij een overeenkomst vastgelegde afspraken worden door een nieuwe websiteversie niet stilzwijgend gewijzigd.